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[内部控制] 行政事业单位内控审计要点

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发表于 2014-12-8 14:18:33 | 显示全部楼层 |阅读模式
行政事业单位内控审计要点
 为进一步提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,根据《会计法》、《预算法》等法律法规和相关规定,财政部印发了《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会[2012]21号,以下简称《规范》),《规范》从2014年1月1日起施行。《规范》明确了对内部控制要实施有力的内部和外部监督:内部审计部门应当定期或不定期检查单位内部管理制度和机制的建立与执行情况以及内部控制关键岗位及人员的设置情况等;财政部门应当对单位内部控制的建立和实施情况进行监督检查;审计机关对单位进行审计时,应当调查了解单位内部控制建立和实施的有效性,揭示相关内部控制的缺陷;CPA作为中介服务机构一员,可能会通过购买服务渠道被充实到内部审计、财政或者政府审计监督力量中。对此,本文梳理了行政事业单位内部控制存在的问题以及审计要点,供大家参考。
  行政事业单位内部控制常见的问题
  (一)内部控制意识不强。有的单位员工根本不了解内部控制的含义,也不知道内部控制制度具体包括哪些内容。单位也不开展内部控制制度方面的全员业务培训,甚至内部控制关键岗位人员也没有定期接受培训,及时全面掌握国家有关预算、收支、政府采购、资产和债务 、基本建设、经济合同管理、会计核算等各项规定以及单位相关的内部制度。内部控制有效实施情况也没有纳入单位内部相关部门及分管领导的考评体系。有的单位没有建立内部监督机制,对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查,也没有开展对内部控制设计和运行的有效性的评价。有的单位对外部和内部监察以及经济活动风险评估中所发现的本单位存在的问题也不及时按要求进行整改。
  (二)制度不健全或执行不力。有的单位制度缺失或碎片化,部门各自为政,不成体系。有的制度超过10年未及时更新,甚至还停留在80~90年代,与现代管理制度严重脱节或者没有形成适合自己的独立制度,以参照执行上级单位制度来敷衍了事。有的单位制度形式化,束之高阁,日常工作凭经验,有的制度竟然没有落款时间,没有印章,实施日期无从查起,制度行同虚设。有的单位制度教条化,条款生搬硬套,不符合自身特点,操作性差。有的单位岗位责任制和议事决策机制,经济活动的决策、执行、监督有效分离机制不健全。有的单位内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施。
  (三)会计基础管理存在漏洞。有的单位不相容职责未分离,相互制约关系失效,关键岗位人员离岗存在工作交接不清和相关资料丢失等情况。支出流程和审核、审批不严密,存在使用虚假发票套取资金的情况。有的单位没有建全印章和票据管理制度,没有按照规定设置票据专管员、建立票据收、发、存台账。有的单位由出纳人员开具销售发票。有的单位出纳人员没有从业资格证书,入职2年还设有取得上岗证。有的单位预算编制部门与预算执行部门、资产管理部门之间的沟通协调机不够,单位在预算执行中存在无预算、超预算支出及预算执行进度明显滞后或超前的情况。有的单位合同管理不够规范,业务部门合同签订后没有及时提交财会部门,没有定期对合同进行统计、分类和归档。
  (四)资产管理有待加强。有的单位采购业务不合规,资产管理的各项机制不健全,很薄弱。固定资产管理没有实行“一物一卡”,固定资产清查盘点清单没有实行联签并存档,没有定期及时处理账实不符的情况,员工退休或离岗没有办理资产移交的书面记录。有的单位对外投资后续跟踪管理不够,每年没有收到对外投资项目单位年报及审计报告。有的单位建设项目的立项、概预算编制和招标不合规,记录不全面,竣工后没有按规定组织竣工决算审计,建设项目竣工决算审计过程没有盘点实物资产,没有按规定办理资产移交。
  行政事业单位内部控制审计要点
  根据《规范》规定,单位要建立适合本单位实际情况的内部控制体系,梳理单位各类经济活动的业务流程,明确业务环节,系统分析经济活动风险,确定风险点,选择风险应对策略,在此基础上建立健全各项内部管理制度并督促执行。因此,在审计过程中,CPA要关注单位是否通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。具体如下:
  (一)建立与实施内部控制原则是否遵循
  主要查看单位建立与实施内部控制是否遵循四大原则,即全面性、重要性、制衡性和适应性原则。如内部控制是否贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制,有无内部控制的盲区;在全面控制的基础上,是否突出重点,关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险;在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面是否形成相互制约和相互监督;内部控制是否符合国家有关规定和单位的实际情况,并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。内部控制是否有效实现了合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果等目标。
  (二)风险评估机制是否建立
  主要查看单位是否建立风险定期评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。经济活动风险评估是否做到至少每年进行一次;外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的,是否及时对经济活动风险进行重估。单位开展经济活动风险评估是否成立风险评估工作小组并由单位领导担任组长。经济活动风险评估结果是否形成书面报告并及时提交单位领导班子,作为完善内部控制的依据。风险评估主要分单位层面和经济活动业务层面。
  1.单位层面的风险评估。应当重点关注以下几个方面:
  (1)内部控制工作的组织情况。主要包括是否单独设置或者确定内部控制职能部门或牵头部门,负责组织协调内部控制工作;是否建立单位各部门在内部控制中的沟通协调和联动机制;是否充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、基建、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。
  (2)内部控制机制的建设情况。主要包括经济活动的决策、执行、监督是否实现有效分离;权责是否对等;是否建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制;重大经济事项的内部决策,是否由单位领导班子集体研究决定;重大经济事项的认定标准是否根据有关规定和本单位实际情况确定,一经确定是否随意变更。是否建立健全岗位责任制,明确岗位职责及分工,确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。是否实行预算、收支、政府采购、资产、建设项目、合同管理以及内部监督等经济活动的内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度,明确轮岗周期。不具备轮岗条件的单位是否采取专项审计等控制措施;是否建立健全内部监督等机制,明确各相关部门或岗位在内部监督中的职责权限,规定内部监督的程序和要求,对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。
  (3)内部管理制度的完善情况。包括内部管理制度是否健全,执行是否有效。不相容岗位相互分离制度是否健全、内部授权审批控制制度,重大事项集体决策和会签制度,是否根据本单位实际情况,按照权责对等的原则,成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员等方式,对有关经济活动实行统一管理。是否强化对经济活动的预算约束,使预算管理贯穿于经济活动的全过程。是否建立资产日常管理制度和定期清查机制,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保资产安全完整。是否建立健全本单位财会管理制度,加强会计机构建设,提高会计人员业务水平,强化会计人员岗位责任制,规范会计基础工作,加强会计档案管理,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。是否根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程,在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据,要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。是否建立健全经济活动相关信息内部公开制度,根据国家有关规定和单位的实际情况,确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。
  (4)内部控制关键岗位工作人员的管理情况。包括是否建立工作人员的培训、评价、轮岗等机制;工作人员是否具备相应的资质和能力,特别是内部控制关键岗位工作人员是否具备与其工作岗位的相适应的资格和能力。是否根据《会计法》的规定建立会计机构,配备具有相应资质和能力的会计人员。是否加强内部控制关键岗位工作人员业务培训和职业道德教育,不断提升其业务水平和综合素质。
  (5)财务信息的编报情况。包括是否根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时对经济业务事项进行账务处理;是否按照国家统一的会计制度编制财务会计报告,确保财务信息真实、完整。
  如果有其他需要关注情况,审计中同样应该予以关注。
 2.经济活动业务层面的风险评估。应当重点关注以下方面:
  (1)预算管理情况。主要包括单位内部各部门之间在预算编制过程中是否充分沟通协调,是否将预算编制与资产配置相结合,预算编制与具体工作是否相对应;是否按照批复的额度和开支范围执行预算,进度是否合理,是否存在无预算、超预算支出等情况;决算编报是否真实、完整、准确、及时。
  (2)收支管理情况。主要包括是否实现收入归口管理,是否按照规定及时向财会部门提供收入的有关凭据,是否按照规定保管和使用印章和票据等;是否按照规定审核各类支出凭据的真实性、合法性,是否有使用虚假票据套取资金的情形。
  (3)政府采购管理情况。主要包括是否按照预算、计划和政府采购规定组织实施政府采购业务,是否按照政府采购规定执行验收程序,是否按照规定保存政府采购相关档案。
  (4)资产管理情况。主要包括是否实现资产归口管理并明确使用责任,是否定期对资产进行清查盘点,及时处理账实不符的情况,是否按照规定处置资产。
  (5)建设项目管理情况。主要包括是否按概算投资,严格履行审核审批程序,建立有效的招投标控制机制;是否有截留、挤占、挪用、套取建设项目资金的情形;是否按照规定保存建设项目相关档案并及时办理移交手续。
  (6)合同管理情况。主要包括是否实现合同归口管理,明确应签订合同的经济活动范围和条件;是否有效监控合同履行情况,建立合同纠纷协调机制。
  如果有其他需要关注情况,审计中也应该予以关注。
  (三)内部控制关键点
  主要查看单位预决算业务控制、收支业务控制、政府采购业务控制、资产控制、建设项目控制、合同控制以及内部监督等经济活动的内部控制关键环节。
  1.预决算业务关键控制点。主要包括是否建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预决算内部管理制度。
  (1)预算管理。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位是否相互分离。预算编制是否做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。是否建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,并按照规定进行项目评审,根据工作计划细化预算编制。是否根据内设部门的职责和分工,对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达,规范内部预算追加调整程序。是否建立预算执行分析机制,以定期通报各部门预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施。
  (2)决算管理。决算是否真实、完整、准确、及时,是否实施决算分析工作,强化决算分析结果运用,建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。是否实施预算绩效管理,建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。
  2.收入业务关键控制点。主要包括是否建立健全收入内部管理制度;是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,收款、会计核算等不相容岗位是否相互分离。
  (1)收入核算管理。各项收入是否由财会部门归口管理并进行会计核算,有无设立账外账情况。业务部门是否在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据。财会部门是否定期检查收入金额与合同约定相符;对应收未收项目是否查明情况,明确责任主体,落实催收责任。有政府非税收入收缴职能的单位是否按照规定项目和标准征收政府非税收入,按照规定开具财政票据,并及时、足额上缴国库或财政专户;有无以任何形式截留、挪用或者私分的情况。
  (2)票据管理。是否建立健全票据管理制度。财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁是否履行规定手续。是否按照规定设置票据专管员,建立票据台账,做好票据的保管和序时登记工作。票据是否按照顺序号使用,有无拆本使用情况,是否做好废旧票据管理。负责保管票据的人员是否配置单独的保险柜等保管设备,并做到人走柜锁。是否存在违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据,擅自扩大票据适用范围的情况。
  3.支出业务关键控制点。主要包括单位是否建立健全支出内部管理制度,确定单位经济活动的各项支出标准,明确支出报销流程,按照规定办理支出事项。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,支出申请和内部审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位是否相互分离。是否按照支出业务的类型,明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。
  (1)审批审核管理。是否明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施,审批人是否在授权范围内审批,有无越权审批情况。是否全面审核各类单据,包括单据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。支出凭证是否附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,超出规定标准的支出事项是否由经办人员说明原因并附审批依据。
  (2)支付管理。是否明确报销业务流程,按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证是否进行登记。使用公务卡结算的,是否按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。实行国库集中支付的是否严格按照财政国库管理制度有关规定执行。财会部门是否根据支出凭证及时准确登记账簿,与支出业务相关的合同等材料是否提交财会部门作为账务处理的依据。
  (3)债务管理。举借债务的单位是否建立健全债务内部管理制度,明确债务管理岗位的职责权限,有无由一人办理债务业务全过程的情况。大额债务的举借和偿还属于重大经济事项,是否对其进行充分论证,并由单位领导班子集体研究决定。是否做好债务的会计核算和档案保管工作。是否加强债务的对账和检查控制,定期与债权人核对债务余额,进行债务清理。
  4.政府采购业务关键控制点。主要包括是否建立健全政府采购预算与计划、政府采购活动、验收管理等政府采购内部管理制度。是否明确相关岗位的职责权限,政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位是否相互分离。
  (1)预算和计划管理。是否建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。是否根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算,按照已批复的预算安排政府采购计划。
  (2)采购活动管理。是否对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。是否加强对政府采购申请的内部审核,按照规定选择政府采购方式、发布政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项是否严格履行审批手续。
  (3)项目验收管理。是否根据规定的验收制度和政府采购文件,加强对政府采购项目验收的管理;是否由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
  (4)记录和统计管理。是否加强对政府采购业务的记录控制。是否妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。是否加强对涉密政府采购项目的安全保密管理。对于涉密政府采购项目,是否与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。是否定期对政府采购业务信息进行分类统计,并在内部进行通报。
  5.资产管理关键控制点。主要包括是否对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限。
  (1)货币资金管理。是否建立健全货币资金管理岗位责任制,合理设置岗位,有无由一人办理货币资金业务的全过程,有无不相容岗位没有分离的情况。出纳是否兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。有无一人保管收付款项所需的全部印章;负责保管印章的人员是否配置单独的保管设备,并做到人走柜锁。按照规定应当由有关负责人签字或盖章的,是否严格履行签字或盖章手续。是否加强对银行账户的管理,严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。是否加强货币资金的核查控制,指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金,核对银行存款余额,抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表;对调节不符、可能存在重大问题的未达账项是否及时查明原因,按照相关规定处理。
   (2)实物资产和无形资产管理。是否明确相关部门和岗位的职责权限,强化对配置、使用和处置等关键环节的管控。是否对资产实施归口管理,明确资产使用和保管责任人,落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产,是否指定专人保管、专人使用,并规定严格的接触限制条件和审批程序。是否按照国有资产管理相关规定,明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。是否建立资产台账,加强资产的实物管理。是否定期清查盘点资产,确保账实相符。财会、资产管理、资产使用等部门或岗位是否定期对账,发现不符的,是否及时查明原因,并按照相关规定处理。是否建立资产信息管理系统,做好资产的统计、报告、分析,实现对资产的动态管理。
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