学会计论坛

 找回密码
 免费注册
关注公众微信号:学会计网,用手机随时访问学会计网 加入VIP会员
查看: 342|回复: 0

[内部审计] 例说会计人如何审计合同

[复制链接]
发表于 2017-12-20 14:16:14 | 显示全部楼层 |阅读模式
例说会计人如何审计合同
作为财务人员,我们要对企业内部的各个流程和部门进行审核,以确保企业能够正常顺利发展。企业的发展离不开合同的签订,那么,在进行合同审计的时候我们会计人员应该怎么做呢?
合同审计是指内部审计机构和人员对合同的签订、履行、变更、终止过程及合同管理进行独立客观的监督和评价活动。
合同要审核,合同也要审计。中小企业一般都把这些活让给了财务部门,毕竟是文职工作,又管着钱,而且考试的时候还学过经济法,至少很多老板就是这么认为的。
一、合同风险的分类
1.合同名称风险
只要是双方经过签字盖章形成的约定就可以成为合同,名称与内容不一致时合同的分类是看内容而不是看名称。《情况说明》《会议纪要》、意向书、认购协议、合同书、协议书、补充协议都可以成为合同。单方面出具的承诺书、样本、委托书、单据或保证书等可以成为合同的附件。
2.合同主体风险
签订合同的主体不具备资格,公司没有有工商注册登记手续,公司名称与营业执照不一致,非法定代表人没有经过授权,签约人与落款人不一致。
查阅营业执照副本原件(年检章),保留复印件,工商局网站查询。
3.合同形式风险
传真件、复印件没有经过对方追认(签字盖章的原件);货物签收没有专人签收(签名样本)。
4.合同效力风险
签字盖章生效,交付定金生效,登记生效,公证生效;主合同与从合同效力(补充协议与原合同不一致以什么为准)。
5.合同用语风险
套话空话模棱两可——“否则,承担一切法律责任”“按法律的规定处理”;违约责任按合同法规定(没有具体约定就等于没有约定)。
6.合同签章风险
公章不真实、不清晰,没有签字,没有签约时间或时间不准确,前页没有签字盖章(或骑缝章)。
7.合同解除风险
合同解除的程序、法律后果(结算条款、违约责任);不可抗力与意外事件;不安抗辩与预期违约的实践。
8.合同的责任风险
责任范围:赔偿金、定金(存在双倍返还)、违约金的适用;连带责任、保证责任、对第三人的责任。
9.合同争议(诉讼)风险
时效的控制——催讨与送达(异议时间和方式);合同责任的选择管辖之争(诉讼地选择);合同纠纷的调解技巧;代理人的选择风险(书面授权)。
二、合同审计的主要内容
(一)合同签订前审计
合同签订前审计是合同审计的重点和关键,因为合同签订过程中的任何疏漏或失误,都有可能给企业造成损失或带来风险。对于重要的合同,内部审计机构应当及时掌握情况,加强全过程监督。合同签订前审计的主要内容包括:
1.审查签订合同的必要性。主要审查合同内容是否符合企业目标,合同项目是否列入企业的计划,是否已安排了相应的财务预算。
2.审查合同的合法性、合规性和合理性。主要审查合同是否符合国家法律法规和规范性文件的规定,是否违反国家利益或者社会公共利益;审查合同是否符合本企业的规章制度要求,履行该合同是否给本企业带来预期利益;审查对方的主体资格是否合法,签订合同的当事人是否有签订该合同的权利,对方是否有履行该合同的能力和诚意,选择对方签订合同的理由是否充分。
3.审查合同条款的真实性和完整性。合同条款的完整性,主要审查是否符合合同法的规定(具体内容包括当事人的名称或姓名和住所、标的名称、标的数量质量、价款或者报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等是否完整);合同条款是否规范、用词是否准确。合同条款的真实性,审查是对标的数量、质量、价款等重要条款除了审查形式上的完整性还要审查其真实性、合理性,如合同当事人的信誉、经营范围、履约能力、售后服务;合同的内容是否可行,是否经过单位相关部门的论证。
4.审查合同在企业内部是否经过相关部门的会签,拟签订合同的人是否得到适当的授权,合同拟盖公章是否符合企业的规定。
【案例1】
某建筑公司采用的商品砼供应商提供的合同范本,有部分条款进行了修改但在修改处并未加盖供应商公司公章。如:合同范本的单价是不含税,则直接在合同上把“不”字涂掉,并未加盖对方公司公章,《合同法》中规定未加盖公章的涂改属于无效合同变更。
【案例2】
XX建筑工程公司与某房地产开发有限工程签订了施工合同,由于特殊因素的影响,甲乙双方签订了二份合同(俗称阴阳合同),且都真实有效,存在争议的是合同条款29-3的内容"工程总造价优惠8个点”。后经最高人民法院判定:“当事人就同一建设工程另行订立的建筑工程施工合同与经过备案的中标合同实质性内容不一致的,应当以备案的中标合同(阳合同)作为结算工程价款的根据”。
(二)合同履行过程的审计
主要审查履行合同的主体是否是合同的当事人,有无由他人代为履行的情况;审查双方是否按照合同约定行使自己的权利和承担应尽的义务;合同当事人履行合同的地点是否与合同约定相同;以分次、分期、分部履行的方式签订的合同,其履行方式是否约定一致;合同的履行费用结算是否符合合同的约定,优惠承诺是否按照合同约定进行结算;履行该合同是否达到预定的效益;对合同执行过程中存在问题,有关职能部门是否及时查明原因并予以纠正;合同违约责任是否按法律规定或者合同约定进行;合同纠纷的处理是否及时、合法、合理。
【案例3】
某建筑公司采取挂靠方式承接了某地产公司的工程,在投标前,建筑公司事先和挂靠方签订一份内部协议,约定挂靠方和被挂靠企业在投标过程中的各自分工,一旦工程中标,则挂靠方在和被挂靠企业再签订一个正式的合同,当然,这些协议都不会对外透露,一切都蒙在鼓里的发包方很难知悉,往往是施工合同履行过程中发生纠纷后,发包方才发现其中的玄机。因此,一旦与发包方发生纠纷,选择总包合同有效或无效的决定权实际上在被挂靠企业或实际施工人,而非发包方。
因此当总包关系发生纠纷时,被挂靠企业和挂靠人可以选择主张总包合同无效或者有效。如果实际施工方存在违约,则可以主张总承包合同无效,被挂靠企业可以拿出证据证明实际上是挂靠人借用其资质承接工程(而被挂靠企业与挂靠人合作举证他们之间签订有挂靠合同、双方是挂靠关系是很容易的),因为即使合同无效,也可以按照合同约定的结算条款办理结算手续,对被挂靠企业和挂靠人都没有法律风险。
但对于发包方而言,总包合同无效,就意味着发包方不能依据合法有效的总包合同条款追究被挂靠企业的工期、质量或安全等违约责任,因为总包合同无效,违约条款也就随之无效。反之,如果发包方存在违约,被挂靠企业和挂靠人想对发包人进行索赔,就可以继续隐蔽两者之间的挂靠或转包关系,主张总包合同有效。
(三)合同变更的审计
合同变更的审计是指对当事人修改或者补充的合同内容进行的审计。具体审查的内容包括:合同的变更理由是否充分,有无欺诈、胁迫、重大误解、显失公平而导致合同权利义务对一方当事人不合理、不公正的变更;合同的变更是否经双方协商一致,合同当事人是否履行法定程序;合同变更是否损害公共利益;变更条款是否真实、完整。
(四)终止合同的审计
终止合同的审计主要包括:合同终止是否符合合同法规定的情形;合同的权利义务终止后,当事人是否遵循诚实信用原则,根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务;对已解除的合同,当事人是否依照法律、法规规定办理批准、登记等手续;解除已履行的合同后,已履行方是否根据履行情况和合同性质,要求对方恢复原状、采取其他补救措施和赔偿损失。
(五)合同日常管理审计
主要审查企业有无设置专门的合同管理机构,合同管理机构,合同管理人员是否具有具备相应的资格,合同管理制度是否完善,有无重大合同变更的风险防范措施;审查合同的归档和保管是否完整。
三、合同风险规避方法
(一)签订前对合作对象的审查(调查)
了解合作对象的基本情况,有助于在签订合同的时候,在供货及付款条件上采取相应的对策,避免风险的发生。
1.了解合作方的基本情况,保留其营业执照复印件,如果合作方是个人,应详细记录其身份证号码、家庭住址、电话。
2.审查合作方有无签约资格。我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定,没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务,如果我方与没有资格的主体签订此类合同将给我方带来经济损失。
3.调查合作方的商业信誉和履约能力。尽可能对合作方进行实地考察,或者委托专业调查机构对其资信情况进行调查。
(二)合同各主要条款的审查
一切合同都应当采取书面的形式订立。订立合同时,要力争做到用词准确,表达清楚,约定明确,避免产生歧义。对于重要的合同条款,要仔细斟酌,最好是参考一些标准文本并结合交易的实际情况进行增删,对于重要的合同应请专业律师审查防患于未然。对合同条款的审查,不仅要审查文字的表述,还要审查条款的实质内容。
1.规格条款:对于多规格产品尤其要注意。我们在与客户协商的时候,要对各型号产品的具体规格做出说明,同时详细了解客户的需要。避免供需之间出现差错。
2.质量标准条款:根据我方的产品质量情况明确约定质量标准,并约定质量异议提出的期限。同时应认真审查合同中约定的标准和客户的需求是否一致。
3.包装条款。对于购货方提出的特殊包装方法应当引起足够的重视。
4.交付方式条款(送货条款):如果货物送往本地,当明确约定送货地点,这关系到纠纷处理时法院的管辖;如果货物送往外地,则尽量不要写明,而应争取约定由本地法院管辖。此外,合同中应列明收货方的经办人的姓名(签名样本)。这样做的目的是防止经办人离开后,对方不承认收货的事实,给诉讼中的举证带来困难。施工企业人员的变动较为频繁,当对方更换新的经办人时,应当要求对方提供授权委托书。
5.付款条款:应明确约定付款的时间。模棱两可的约定会给合作方找到拖延付款的理由。以下付款时间的表述就有不足之处:
甲方收到货物后付款;应更正为“甲方收到货物后10日内付款。”
检验合格后付款;应更正为“检验合格后____日内付款”。
6.违约责任条款:如果合同由合作方草拟,则应当注意审查有无不平等的违约责任条款和加重我方责任的违约责任条款。
7.争议处理条款
约定诉讼管辖地,争取在我方所在地法院起诉。诉讼管辖地的约定要明确。约定管辖的法院应依照《中华人民共和国民事诉讼法》第25条约定,只有以下五个地方的法院可供当事人协议管辖:原告所在地;被告所在地;合同签订地;合同履行地;标的物所在地。但是不得违反专属管辖和级别管辖的规定。
8.在这里特别提醒:货物所有权约定条款的运用。约定了货物的所有权仍归我方的情况下,我方可以基于物权而拥有请求返还,请求损害赔偿等权利。
9.对于对方提供的格式合同应特别注意:要应势而变,不可以不加审查地完全适当其条款。
(三)签订时的注意事项
1.合作方应加盖其单位的公章。或者合作方的经办人应提供加盖了其单位公章的签约授权委托书。
注意:
(1)对方的授权委托书应该由我方保存,以便在发生纠纷时作为证据。
如果对方是加盖分公司、部门的印章或者是部门经理、业务人员等都需要明确的授权委托书。
(2)加盖的公章应清晰可辨。
(3)合同文本经过修改的,应由双方在修改过的地方盖章确认。
(4)争取取得合作方的营业执照复印件。
(四)担保合同
为了防范风险,在与合作方签订合同的时候,应尽量取得对方提供的担保。关于担保合同应注意以下几个问题
1.担保合同的当事人:担保人不一定是本合同的一方当事人,在保证担保合同中,担保人只能是本合同以外的第三人。
2.哪些财产可以用于提供担保?
依照《担保法》第三十七条规定,下列财产不得抵押:土地所有权;耕地、宅基地、自留地、自留山等集体所有的土地使用权,(担保法关于该款有除外规定);学校、幼儿园、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体的教育设施、医疗卫生设施和其他社会公益设施;所有权、使用权不明或者有争议的财产;依法被查封、扣押、监管的财产;依法不得抵押的其他财产。
提醒注意:我国法律对某些财产的抵押规定必须经过登记合同才能生效。(土地使用权,城市房地产,乡(镇)、村企业厂房等建筑物,林木,航空器,船舶,车辆,企业的设备和其他动产)
3.哪些人不可以做为保证担保的保证人?
国家机关,学校医院等以公益为目的的事业单位社会团体,以及企业法人分支机构职能部门,不得为保证人。但是,企业法人的分支机构有法人的书面授权的,可以在授权的范围内提供保证。
4.定金条款:
(1)应明确所缴款项的性质是“定金”
定金条款应写明“定金”字样,最高院关于适用《担保法》若干问题的司法解释第118条规定:当事人交付留置金、担保金、保证金、订约金、押金或者订金等,但没有约定定金性质的,当事人主张定金权利的,人民法院不予支持。
(2)定金不得超过主合同标的额的百分之二十
《担保法》第九十一条规定,定金不得超过主合同标的额的百分之二十;第八十九条规定,给付定金的一方不履行约定的债务的,无权要求返还定金;收受定金的一方不履行约定的债务的,应当双倍返还定金。对于超过百分之二十的部分,可以作为预付款,可以要求返还。但不具备定金的性质。
(五)签订以后
1.将其复印件交由履行部门存查,保证依约履行。
2.及时归档保管,以免丢失。
3.公司应当制定合同管理制度,对合同进行规范管理。
四、总结
综上所述,在签订合同时一定要做到以下几步:
1.要全面分析对方资信、实力;
2.根据双方的实际情况完善合同文本和相关条款;
3.要签订书面合同并加盖公章并签字,审查盖章单位和签字人的授权范围;
4.履行过程中要跟踪审查对方的资信、履约能力等,并保存好履行过程中的相关证据;
5.出现纠纷时要做好诉讼、调解、变更协议等多种准备;
6.经公司管理人员(专业律师)作最后审核。
您需要登录后才可以回帖 登录 | 免费注册

本版积分规则

手机版|Archiver|学会计论坛   

GMT+8, 2018-5-25 22:39 , Processed in 0.103848 second(s), 19 queries .

Powered by Discuz! X3.1

© 2001-2013 Comsenz Inc.

快速回复 返回顶部 返回列表